SAF-T UA у 2026 році: як електронний аудит змінює податкові перевірки

Запровадження стандартного аудиторського файлу SAF-T UA змінює підхід до проведення податкових перевірок в Україні. Замість вибіркового дослідження бухгалтерських документів контролюючі органи отримують можливість аналізувати структуровані масиви інформації про господарські операції підприємства, зіставляти показники різних облікових систем та виявляти розбіжності, які раніше могли залишатися поза увагою перевіряльників. Для бізнесу це означає необхідність переглянути не лише технічні процеси формування звітності, а й підходи до документального підтвердження господарських операцій, захисту комерційної інформації та оскарження результатів податкового контролю.

Що таке SAF-T UA та чому його впровадження змінює правила податкового контролю

SAF-T (Standard Audit File for Tax) — міжнародний стандарт електронного обміну обліковими даними, розроблений Організацією економічного співробітництва та розвитку (ОЕСР). Його українська адаптація SAF-T UA передбачає формування структурованого електронного файлу у форматі XML, який містить деталізовану інформацію про фінансово-господарську діяльність підприємства за визначений період. На відміну від традиційної податкової декларації, у якій відображаються переважно узагальнені показники, стандартний аудиторський файл дозволяє отримати значно ширший масив облікових даних. Зокрема, він охоплює інформацію про основні засоби та нематеріальні активи, банківські й касові операції, продажі та придбання, рух товарно-матеріальних цінностей, залишки запасів, бухгалтерські проведення та розрахунки з контрагентами.

Для податкових органів такий формат створює можливість автоматизованого зіставлення інформації з різних джерел, виявлення невідповідностей між бухгалтерським і податковим обліком та аналізу окремих господарських операцій без необхідності послідовного дослідження значної кількості паперових документів. Водночас для підприємства формування SAF-T UA означає фактичне відтворення значної частини його бухгалтерського обліку в електронному вигляді, що підвищує вимоги до достовірності первинної документації, узгодженості облікових показників та належної організації внутрішнього контролю.

Важливо розуміти, що SAF-T UA не є самостійним доказом порушення податкового законодавства. Виявлена під час автоматизованого аналізу розбіжність може стати підставою для додаткового дослідження господарської операції, однак висновок про порушення повинен ґрунтуватися на належних доказах та відповідати вимогам Податкового кодексу України.

Нормативне регулювання SAF-T UA: що необхідно знати підприємству

Правові засади отримання контролюючими органами документів та інформації під час податкових перевірок визначаються насамперед Податковим кодексом України. Відповідно до пункту 85.2 статті 85 ПКУ платник податків зобов'язаний надати посадовим особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов'язані з предметом перевірки. Такий обов'язок виникає після початку перевірки. Спеціальні вимоги до надання великими платниками податків документів в електронній формі встановлено пунктом 85.2 статті 85 ПКУ, а порядок їх подання регламентовано відповідними нормативно-правовими актами Міністерства фінансів України.

У контексті впровадження SAF-T UA особливе значення має наказ Міністерства фінансів України від 7 листопада 2011 року № 1393, яким затверджено Порядок надання документів великого платника податків в електронній формі при проведенні документальної перевірки. При цьому необхідно розрізняти технічну можливість формування стандартного аудиторського файлу, участь підприємства у відповідних експериментальних проєктах та юридичний обов'язок надавати документи в електронному вигляді під час конкретної податкової перевірки.

Питання про те, чи зобов'язане підприємство подавати SAF-T UA, у якому обсязі та протягом якого строку, має вирішуватися з урахуванням його статусу, виду перевірки, змісту вимоги контролюючого органу та чинної редакції нормативних актів. Відтак сам факт впровадження електронного аудиту не означає, що податковий орган може без будь-яких процесуальних обмежень вимагати від підприємства повного розкриття всієї інформації з його бухгалтерської системи.

П'ять основних ризиків електронного аудиту для українського бізнесу

Практичне впровадження SAF-T UA створює для підприємств низку ризиків, які виходять за межі звичайного технічного налаштування бухгалтерського програмного забезпечення. Значна частина потенційних проблем виникає на перетині податкового законодавства, бухгалтерського обліку та процедурних правил проведення перевірок.

Перший ризик — технічні помилки під час формування та подання файлу.

Стандартний аудиторський файл повинен відповідати встановленій структурі та технічним вимогам, зокрема XML-формату і відповідній XSD-схемі. Помилки у форматі дат, кодуванні, заповненні обов'язкових полів або структурі окремих розділів можуть призвести до того, що файл не пройде автоматичну перевірку. У такій ситуації підприємство ризикує зіткнутися з претензіями щодо неналежного виконання вимоги контролюючого органу про надання документів. Однак технічна помилка не повинна автоматично ототожнюватися з умисним ухиленням від надання інформації. Під час оцінки правомірності можливих санкцій необхідно встановлювати причину виникнення помилки, зміст вимоги податкового органу, фактичні дії платника та наявність передбачених законом підстав для відповідальності.

Другий ризик — невідповідність між бухгалтерським обліком, первинними документами та податковою звітністю.

Автоматизований аналіз дозволяє зіставляти відомості про придбання товарів, їх оприбуткування, подальшу реалізацію, списання, амортизацію основних засобів та відображення відповідних операцій у податковій звітності. Наприклад, підприємство може відобразити придбання товару в одному звітному періоді, тоді як його оприбуткування або подальший рух у бухгалтерській системі буде зафіксовано іншою датою. Аналогічні розбіжності можуть виникати через некоректне перенесення даних між обліковими програмами, помилки під час формування податкових накладних або неправильне відображення господарських операцій. Не кожна така невідповідність свідчить про порушення законодавства, проте вона може потребувати додаткових пояснень та документального підтвердження.

Третій ризик — посилення контролю за реальністю господарських операцій.

SAF-T UA дозволяє аналізувати взаємозв'язок між придбанням товарів і послуг, їх використанням у господарській діяльності, подальшою реалізацією та відображенням відповідних операцій у бухгалтерському обліку. Якщо підприємство задекларувало придбання значної партії товару, але його облікові дані не містять інформації про подальший рух або використання відповідних запасів, контролюючий орган може поставити питання щодо фактичного здійснення такої операції. Водночас відсутність окремих відомостей в електронному файлі сама по собі не доводить нереальності господарської операції. Для відповідного висновку необхідно дослідити первинні документи, фактичний рух активів, характер господарських відносин та інші обставини.

Четвертий ризик — розкриття комерційно чутливої інформації.

Стандартний аудиторський файл може містити детальні відомості про контрагентів, ціноутворення, систему знижок, залишки товарів, структуру витрат та інші аспекти господарської діяльності підприємства. Частина такої інформації може становити комерційну таємницю, а її розголошення здатне завдати підприємству економічних збитків. Тому під час підготовки до електронного аудиту необхідно приділити увагу не лише повноті та достовірності даних, а й правовим підставам їх надання, належному оформленню передачі інформації та дотриманню вимог щодо захисту відомостей з обмеженим доступом.

П'ятий ризик — обмежений час для виконання вимог податкового органу.

Формування SAF-T UA може потребувати значного часу, особливо якщо підприємство використовує кілька облікових систем або має велику кількість господарських операцій. Відповідно до пункту 85.2 статті 85 ПКУ великий платник податків зобов'язаний надати документи в електронній формі не пізніше робочого дня, наступного за днем отримання відповідного запиту під час перевірки. За відсутності попередньої підготовки підприємство може фізично не встигнути сформувати файл, перевірити його структуру, виправити технічні помилки та забезпечити належне подання. Тому підготовка до електронного аудиту має починатися до отримання вимоги контролюючого органу, а не після призначення перевірки.

Чи може податкова вимагати SAF-T UA без належних правових підстав

Одним із ключових питань для адвоката, який супроводжує податкову перевірку, є визначення меж повноважень контролюючого органу щодо витребування документів та інформації. Стаття 85 ПКУ встановлює порядок надання платниками податків документів під час проведення перевірок, а стаття 73 Кодексу регулює питання отримання контролюючими органами податкової інформації та направлення письмових запитів. При цьому необхідно розрізняти запит про надання інформації, направлений у порядку статті 73 ПКУ, та вимогу про надання документів під час уже призначеної податкової перевірки.

Правові підстави, порядок оформлення та наслідки невиконання таких вимог можуть відрізнятися. Тому після отримання запиту щодо надання SAF-T UA підприємству необхідно насамперед встановити, на якій правовій підставі його направлено, чи має контролюючий орган відповідні повноваження та чи стосується запитувана інформація предмета перевірки.

Як підприємству підготуватися до електронного аудиту

Підготовка до SAF-T UA має охоплювати одночасно технічні, бухгалтерські та юридичні аспекти діяльності підприємства. Обмежуватися придбанням програмного забезпечення для формування XML-файлів недостатньо, оскільки навіть технічно коректно сформований файл може містити облікові розбіжності, які потребуватимуть пояснень під час податкової перевірки.

Насамперед підприємству варто провести діагностику власної облікової системи та перевірити, чи дозволяє вона формувати стандартний аудиторський файл відповідно до чинних технічних вимог. Наступним етапом має стати тестове формування SAF-T UA за один із попередніх звітних періодів із подальшим аналізом отриманих даних. Така перевірка дозволить виявити помилки у структурі файлу, некоректне відображення окремих господарських операцій та невідповідності між бухгалтерськими регістрами й податковою звітністю.

Окрему увагу необхідно приділити первинній документації, зокрема договорам, актам виконаних робіт, видатковим накладним, документам щодо руху товарів, списання запасів, маркетингових послуг та інших операцій, які традиційно викликають підвищену увагу контролюючих органів. Для підприємств із великою кількістю господарських операцій доцільно також розробити внутрішній порядок формування, перевірки та подання SAF-T UA, визначивши відповідальних працівників бухгалтерії, фінансового та юридичного підрозділів. Такий документ має передбачати не лише технічний алгоритм створення файлу, а й порядок перевірки його відповідності первинним документам, процедуру погодження передачі інформації контролюючому органу та правила збереження доказів належного виконання відповідних вимог.

Важливо заздалегідь визначити порядок дій у разі отримання запиту ДПС, зокрема встановити, хто перевірятиме його правові підстави, хто відповідатиме за формування електронного файлу та яким чином підприємство документуватиме виконання вимоги. Подібна організація роботи дозволяє зменшити ризик ситуації, коли бухгалтерія намагається терміново сформувати значний масив даних, тоді як юридичний підрозділ лише після їх передання починає аналізувати правомірність запиту та обсяг розкритої інформації.